E-Mail-Archivierung

GoBD-konforme
E-Mail-Archivierung.

E-Mails sind geschäftliche Dokumente und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Mit unserer Managed E-Mail-Archivierung archivieren Sie Ihren gesamten E-Mail-Verkehr revisionssicher, manipulationsgeschützt und jederzeit auffindbar – vollständig konform mit GoBD und DSGVO.

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E-Mail-Archivierung – GoBD-konforme Archivierung

Warum E-Mail-Archivierung?

GoBD-Pflicht für jedes Unternehmen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verpflichten Unternehmen, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. E-Mails gelten als Handels- und Geschäftsbriefe und müssen – genau wie physische Dokumente – vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden.

GoBD-konform DSGVO 6-10 Jahre Aufbewahrung Auditor-Zugriff

Unsere Lösung

Funktionen der E-Mail-Archivierung

Automatische Archivierung

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch und noch vor der Zustellung ins Postfach revisionssicher archiviert – lückenlos und ohne manuellen Aufwand.

GoBD-Konformität

Vollständige Einhaltung der GoBD-Anforderungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäße Aufbewahrung aller geschäftlichen E-Mails.

Volltextsuche

Finden Sie jede archivierte E-Mail in Sekunden. Die leistungsstarke Volltextsuche durchsucht Inhalte, Anhänge und Metadaten – auch über Millionen von Nachrichten hinweg.

Manipulationsschutz

Kryptographische Signaturen und Prüfsummen stellen sicher, dass archivierte E-Mails nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können.

Einfache Wiederherstellung

Gelöschte oder verlorene E-Mails lassen sich jederzeit aus dem Archiv wiederherstellen. Auch bei Serverausfällen bleiben alle E-Mails über das Archiv zugänglich.

DSGVO-konform

Automatische Aufbewahrungsrichtlinien und Löschfristen unterstützen Sie bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung und minimieren Compliance-Risiken.

Kompatibilität

Unterstützte Mailserver & Funktionen

Microsoft Exchange Server (on-premises)
Microsoft 365 / Exchange Online
IMAP-basierte Mailserver (z.B. Dovecot, Courier)
Konfigurierbare Aufbewahrungsrichtlinien (6-10 Jahre)
Lückenlose Audit-Trails mit Protokollierung
Import bestehender E-Mail-Bestände

Inklusive

Managed Service — Wartung & Betrieb

Installation von Sicherheitsupdates
Änderungen an Mitarbeitern und Struktur
Monitoring, Wartung und Backup
Support bei Fragen und Problemen
Betrieb auf Ihrer Infrastruktur oder in deutschem Rechenzentrum

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Nach der GoBD und dem HGB sind Unternehmen verpflichtet, steuerlich relevante E-Mails zwischen 6 und 10 Jahren revisionssicher aufzubewahren. Verstöße können zu empfindlichen Bußgeldern und steuerlichen Nachteilen führen. Unsere Managed E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass Sie diese Anforderungen zuverlässig und ohne eigenen Verwaltungsaufwand erfüllen.

E-Mail-Archivierung rechtssicher umsetzen?

Wir beraten Sie zur GoBD-konformen E-Mail-Archivierung und übernehmen Einrichtung, Betrieb und Wartung – damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.